Краткият отговор е: това е сложна и тежка задача!
Възникват много проблеми, които съпътстват експлоатацията на големите автопаркове с много превозни средства и строителна механизация:
- Липса на детайлна структурирана информация за експлоатационните разходи на автопарка, подпомагаща ефективния анализ и планиране.
- Затруднени контрол и отчитане на извършените дейности от автопарка и строителната механизация с техните водачи по видове дейности с техните цени, по възложители, по строителни обекти и т.н.
- Организационни-административни и документални пропуски във фирмената организация на процесите.
- Затруднени контрол и детайлна отчетност, поради големия обем обработвана информация.
- Много възможности за нанасяне на щети на компанията (от гориво, ремонти, резервни части, гуми, допълнителни разходи, неефективна организация на дейностите и поддръжката).
- Некачественото изпълнение или закъснението на някои действия или технически операции и мероприятия може да доведе до значителни материални щети и дори човешки жертви.
- Информацията е споделена между различни структурни звена, които често са и в различни населени места и между различни информационни системи.
- Информационните потоци са сложни, стъпките зависят от разнообразни условия и поведение на различни служители, често липсва навременна информация за вече настъпили събития.
- Липса на цялостна структурирана информация за всички аспекти на дейностите и събитията, свързани с автопарка, липсват съответните инструменти за анализ и планиране.
Как се решават описаните проблеми?
В началото бе хартията…
Дори и при добра вътрешна организация и спазване на разнообразната нормативна база, регламентираща тези дейности, чрез документи само на хартия не могат да се решат ефективно описаните проблеми.
След това се появи компютърът и Excel
Следващата стъпка е въвеждането на информация във файлове на Excel. Но както вече бе отбелязано информационните потоци са сложни, стъпките зависят от разнообразни условия и поведение на различни служители. В такива случай Excel не може да свърши работа, защото е нужна сериозна корпоративна система, която е базирана на система за управление на бази данни.
Стандартните финансово-счетоводни системи също не могат да решат удачно описаните проблеми.
Нужен е и поглед от Космоса
Обикновено следващата стъпка в опитите за решаване на описаните проблеми е внедряването на GPS базирана система за следене на местоположението и някои събития, свързани с автопарка.
Скоро след внедряването на такава система се установява, че с GPS базираната система се решават частично малък брой от описаните проблеми.
Какво е истинското и цялостно решение?
Истинското решение e внедряването на информационна система от корпоративен клас, която съчетава в едно цялата разнообразна финансово-счетоводна, техническа и административна информация, свързана в автопарка, като е задължително системата да притежава средства за анализ и планиране.
Една от най-добрите системи за ефективно цялостно управление на автопарка, която има на българския пазар, е eTran Manager® на План С ЕООД.
Информационната система eTran Manager® обхваща цялостно процесите за ефективно управление на автомобилния парк (леки автомобили, камиони, специални автомобили, тежка строителна и минна техника...).
Системата спомага за драстично намаляване на експлоатационните разходи на автопарка и оптимално управление на приходите чрез строг контрол, ефективен анализ и планиране.
Информационната система eTran Manager® осигурява спазването на действащата нормативна база, регламентираща тези дейности.
Това е специализирано вертикално ERP решение, което комуникира с действащите в компанията други информационни системи (GPS, ERP, системи на доставчици на горива, сервизни услуги). Въвежда се и различна друга информация, която се допълва и обогатява, за да се създаде цялостната картина с всички аспекти на експлоатацията на автопарка и строителната механизация, с възможност за огромен брой разнообразни таблични и графични справки и анализи.
Системата може да работи с различни GPS базирани системи, включително с автоматичен директен обмен на информация чрез програмен интерфейс REST API.
Вижте повече информация за системата тук.
